Kui ehitusobjekti töötajal on olemas tööaja kaart, aitab peatöövõtjal Maksu- ja Tolliameti nõutud andmete kogumist ja edastamist lihtsustada ehitusplatsidele loodud läbipääsuteenus. Turvafirma G4S Eesti teenusejuht Dmitri Šabunov jagab juhtnööre, kuidas ehitajate kaardid ja läbipääsuseade võimalikult kiirelt ja muretult enda objektil toimima saada.

Ehitusplatsi läbipääsuteenuse platvormiga on üldjuhul seotud neli osapoolt: peatöövõtja, alltöövõtja, töötaja ning Maksu- ja Tolliamet (MTA). 2023. aasta oktoobrist kehtima hakanud seadusemuudatuse järgi tuleb peatöövõtjatel suuremate ehitusobjektide puhul regulaarselt esitada andmeid MTA-le nii ehitise, ehitustööde kui ka ehitusobjektil viibivate töötajate tööaja kohta.

Läbipääsuteenust pakkuva ettevõtte roll on olla suunaja ja abiline, kes pakub tehnilisi lahendusi ehitusobjektil kõige eest vastutavale peatöövõtjale, et nõutud andmed mugavalt kokku korjata, need vastavasse formaati töödelda ja MTA-le edastada, vajadusel aidata andmetes vigu tuvastada ning andmeid säilitada kogu ehituse vältel ja ka neli kuud pärast ehituse lõppemist.

Alustuseks telli tööaja kaardid

Kõige aluseks on isikustatud tööaja registreerimise kaart, mis peab olema kasutusel igal töötajal, kes viibib ehitusobjektil. Kaardid tuleb tööandjatel – nii peatöövõtjal kui ka alltöövõtjal – võimalikult varakult tellida oma töötajatele praeguselt MTA partnerilt Hansabilt.

MTA suuniste järgi peab ehitusobjektil vähemalt üks läbipääsu registreerimise seade võimaldama lugeda tööaja kaarte. Kui keegi rakendab mingeid muid meetmeid, kas telefoniäppe või QR-koode, siis need on ka lubatud, aga kaardi lugemise võimalus peab olema garanteeritud, sest kaart on põhiline tuvastusvahend. G4S Eesti läbipääsuseade võimaldab samuti praegu lugeda vaid kaarte, sest see on kõige kindlam viis: meie kogemusel ei pruugi alati kõigil inimestel tööl telefonid kaasas olla ja vahel mõni töötaja ei omagi nutitelefoni.

Töötaja ülesanne on end töö alguses ja töö lõpus läbipääsuseadme kaudu registreerida. Enamasti on need ehitusobjekti sissepääsu juures olevad seadmed, millel on sisenemise ja väljumise salvestamiseks kaardilugejad. Meie seade on nii tehtud, et lõppkasutaja ei peaks selle kaardiga muud tegema, kui puudutama kaardiga vastava suuna kaardilugejat vastavalt sellele, kas ta siseneb objektile või läheb sealt välja. Üritame seda joont ka edaspidi hoida, et lõppkasutaja jaoks oleks kõik võimalikult lihtne.

Hea on varuda ka külaliskaardid

Kui peatöövõtja või alltöövõtja soovib kasutada ka külaliskaarte nende ehitusobjektil viibijate puhul, kellel ei ole isiklikku tööaja kaarti, tuleb need esmalt tellida ettevõtte nimele.

Külaliskaardid lisatakse läbipääsusüsteemi otse. Ainuke tingimus on, et kui neid kasutatakse, siis need peavad olema läbipääsusüsteemis märgitud, kelle nimel nad olid kasutamishetkel. Ehk kui näiteks mina kasutan täna ehitusplatsil külaliskaarti, siis läbipääsusüsteemis peab olema fikseeritud, et mina olin selle kaardi kasutaja. MTA e-teenuste keskkonnas ei ole külaliskaartide jaoks eraldi sisestamise kohta.

Samuti saab külaliskaarte kasutada juhul, kui töötajale ei ole veel tema enda tööaja kaart valmis saanud, aga on tarvis juba ehitusobjektil tööle asuda. Meie kliendid on seda praktikas ajutise lahendusena kasutatud.

Peatöövõtja vastutab andmete esitamise eest

Kui peatöövõtja soovib oma ehitusobjektil tööaja andmete kogumiseks ja edastamiseks kasutada läbipääsuteenust, siis on selle kasutamise eelduseks, et ta peab olema MTA e-teenuste keskkonna töövõtuahela ja töötamise kestuse infosüsteemis (TTKI) registreerinud ehitusobjekti ning ehituse töövõtuahela ja ehitusplatsile lubatud töötajad, sest läbipääsuteenuse platvorm sünkroniseerib sealt otse vajalikud andmed.

Seni on üsna mitmel meie teenuse kasutajal tekkinud algusfaasis takistusi ja öeldakse, et TTKI veebiliidese administreerimine on liiga keeruline. Vaadatakse siis ikka teenuseapakkuja ehk meie poole, aga kui hakata uurima, selgub, et keeruline ongi TTKI süsteemis ehitusplatsi majandamine – see nõuab aega.

Kuna mitmed G4S Eesti läbipääsuteenust kasutavad kliendid alguses ei teadnud, milliseid registreeringuid TTKI süsteemis teha tuleb, otsustasime oma läbipääsuteenust pakkudes võtta enda peale ka koolitaja rolli.

MTA iseteenindus nõuab omaette koolitust. Neil on küll veebis juhendid ja videod olemas, aga olles realistlik – kui palju jõuab nendesse juhenditesse vaadata? Juhendid võetakse viimasena ette. Ikka üritatakse minna lihtsamat teed ja alguses ise teha, aga see tekitab segadust. Nüüdseks oleme oma läbipääsuteenuse kliendilepingu dokumentidesse lisanud ka omapoolsed juhised, mida tuleb teenuse toimimiseks teha.

Alltöövõtja lisab ise oma töötajad

Oluline on teada, et peatöövõtja, kes loob ehitusobjekti TTKI süsteemi, saab sinna lisada oma töötajate kaardid ning alltöövõtjad, kuid mitte alltöövõtjate töötajate kaarte. See kohustus on alltöövõtjal.

Siin on probleemseks kohaks, et meie lepinguline suhe on peatöövõtjaga. Peatöövõtja saadab kõik vajalikud andmed, meie registreerime ja siis pärast näeme, et peatöövõtja lisatud töötajate kaartide andmed on üle tulnud, aga alltöövõtjate töölisi ei ole. Meil on selles osas nüüdseks kogemus kasvanud ja oskame ka oma kliente kiirelt vajalikele tegevustele suunata.

Kui peatöövõtja on lisanud TTKI süsteemi alltöövõtja, saab alltöövõtja teate, et ta on selle ehitusobjektiga seotud ja peab seda ka ise süsteemis kinnitama. Seejärel saab ta süsteemi lisada oma töötajad, kellel peab varasemalt olema hangitud tööaja kaardid.

Peatöövõtja tagab objektil läbipääsuseadmele elektri

Läbipääsuseadme töötamiseks tagab peatöövõtja ehitusobjektil elektri. Seade saab voolu vooluvõrgust, aga lühiajalised voolukatkestused seda ei mõjuta. Kui voolu ei ole, siis seade töötab automaatselt kuni kaheksa tundi oma autonoomse toiteallika peal. Kui näeme, et katkestus on pikaajaline, juba paar tundi, uurime, kas peaksime kohale minema. Kõik seadmed on G4Si seiresüsteemi poolt monitooritud.

Läbipääsuseade töötab üle 4G-ühenduse. Kui vahepeal peaks tekkima sidekatkestus, on seadmel mälupuhver, mille abil saab side taastumisel kaartide andmed sünkroniseerida.

Vajadusel saab tööaja andmeid käsitsi parandada

TTKI süsteem võimaldab tööaja andmete edastamist ka käsitsi ja nii saab vajadusel parandusi sisse viia. See on hea võimalus juhuks, kui klient avastab, et läbipääsuseadet kasutati valesti: näiteks pooled andmed on puudu, keegi käis ainult sisse või üldse ei registreerinud ennast või oli nädalane voolukatkestus, aga mingid tööd ikka käisid. Siis klient saab võtta TTKIst alusfailid ja panna andmed käsitsi juurde, ise kalkuleerides objektil käimise aja.

G4S Eesti läbipääsuteenuse kasutamisel on olnud näha, et see on igapäevane tavaline juhtum, kui keegi töötajatest unustab kaardi sisenemisel või väljumisel registreerida. Sel juhul nende süsteem automaatselt täiendab andmeid ja saadab MTAle terviklikud loogilises järjekorras esitatud andmed. Kui peatöövõtja või alltöövõtja ei ole nende andmetega nõus – kui näiteks on inimese kohta liiga palju töötunde arvestatud –, siis tal on võimalus neid andmeid TTKI süsteemis parandada.